ПСИХОЛОГИЯ

Психология
15 января 2015

15 хаков, которые помогут вам эффективно справляться с рабочими задачами

Как и тысячи профессионалов по всему миру, вы стараетесь делать всё возможное, чтобы оставаться организованным, приходить на встречи вовремя и всё ещё проводить бесчисленное количество часов на работе, чтобы ваша компания продолжала двигаться вперёд.

Большинство из нас стремится сделать всё больше и больше дел за меньшее время, но так как никто из нас не может добавить часы к своему дню (несмотря на все наши старания), то самое лучшее, что мы можем сделать в этой ситуации, — это стараться увеличить свою продуктивность.

Тем не менее, по жестокой иронии большинство «усилителей продуктивности», как, например, совет ходить каждое утро в спортзал, кажется, не способствует нашей продуктивности, а добавляет ещё одно дело в наш и без того огромный список задач.

Вместо этого попробуйте воспользоваться несколькими из нижеприведённых хаков, и результат не заставит себя долго ждать.

1. Поставьте вашу электронную почту на паузу и выключите телефон.
Если бы кто-нибудь подсчитал время, которое вы тратите каждый день, отвечая на электронные письма, SMS и звонки, вы бы были очень удивлены результатами.

Если вам необходимо выполнить сложную задачу, то сосредоточьтесь на ней и избавьтесь от отвлекающих факторов: отключите телефон и устройте своей электронной почте паузу. Сделать последнее вам поможет сервис Inbox Pause для Gmail, с помощью которого вы сможете контролировать свою папку «Входящие». Вы сами будете выбирать время, в которое вам будут приходить новые письма.

2. Приберитесь на своём рабочем столе.
Если на вашем рабочем столе беспорядок, то такой же хаос царит и в вашей голове. Загромождённое рабочее место дезорганизует вас, вам становится сложнее фокусироваться на задачах, вы даже можете почувствовать панику, когда взглянете на горы мусора, который раскидан по всему вашему столу.

Это не так долго — прибраться на своём рабочем столе, а чистое рабочее место будет способствовать более эффективному выполнению поставленных задач.

3. Потрудитесь составить себе список дел на завтра.
Многие говорят, что нужно жить сегодняшним днём и заниматься тем, что важно сегодня, а «завтра будет завтра». И это верно.

Но всё же, если вы заранее составите список дел на следующий день, вы получите некоторые преимущества, например ваша работа на другой день будет более упорядоченной, а в данный момент вы сможете спокойно заниматься сегодняшними делами, не беспокоясь и не гадая, что вам предстоит сделать завтра.

4. Создайте новую систему выполнения задач.
Знаете, почему мы так часто устаём на работе? Потому что многим из нас нередко приходится заниматься однотипным трудом.

Организуйте свой рабочий день по-новому. Вместо того чтобы тратить несколько часов на выполнение одного дела, поступите так: 15 минут посвятите общению (звонки, SMS, переписка по электронной почте), следующие 15 минут потратьте на выполнение простых задач, а оставшиеся 30 минут занимайтесь сложными задачами. И так каждый час.

Конечно, это достаточно обобщённая схема, которая требует определённых корректировок под вашу профессиональную сферу деятельности, но главную мысль вы уловили: не позволяйте рутине затянуть вас, внесите в свою жизнь разнообразие даже на работе.

5. Устраивайте себе перерывы, даже если пока не закончили выполнение задачи.
Перерывы крайне важны. Даже 10-минутный отдых может самым благоприятным образом сказаться на вашей продуктивности.

Обычно мы устраиваем себе перерывы после того, как закончим заниматься задачей, но не забывайте: если вы устали, непродолжительный отдых поможет вам восстановить силы, и задачу вы сможете завершить с лучшим результатом.

6. Разбивайте большие и сложные задачи на более мелкие.
Большие и сложные задачи отнимают у нас больше всего времени, мы очень часто на них зависаем. Для того чтобы вам было легче справиться с крупной задачей, разбейте её на несколько мелких и равномерно распределите свои усилия — так дело пойдёт легче и быстрее.

7. Выполняйте бессмысленные задачи в перерыв.
Наверняка в вашем списке дел найдутся такие задачи, которые не требуют ни особых усилий, ни больших временных затрат. Иногда, выполняя их, нам кажется, что мы тратим бесценное время на ерунду, а это очень дезорганизует.

Но есть и хорошая новость: если вы не будете воспринимать эти задачи как задачи в прямом смысле этого слова, то их выполнение может помочь вам отдохнуть и расслабиться. Выполняйте их в перерыв или до начала своего рабочего дня.

8. Отключите Интернет на то время, пока занимаетесь делами.
Независимо от того, насколько вы увлечены выполняемой в данный момент задачей, Интернет всегда будет для вас искушением. Даже если вы уверяете себя, что интерес у вас чисто профессиональный, например вам необходимо проверить свои контакты в LinkedIn или разместить пост от имени компании, вы всё равно отвлечётесь на что-нибудь совершенно постороннее.

Так что, если вы заняты задачей, для выполнения которой вам не нужен доступ к Всемирной паутине, то отключите Интернет на то время, пока не разберётесь с делами.

9. Перед совещанием подготовьте опорные тезисы.
Некоторые совещания весьма продуктивные, а другие — нет. Во время совещаний, да и вообще любых деловых встреч, мы очень часто отвлекаемся, направляем разговор не в то русло, и в итоге пользы от таких встреч мало.

Чтобы не отклоняться от намеченной цели, заранее подготовьте себе опорные тезисы: цели, задачи, вопросы, результаты и т. д. А лучше всего подготовить это не только для себя, а организовать рассылку всем, кто будет присутствовать на встрече.

10. Поработайте немного в воскресенье вечером.
Конечно, в выходные вам стоит отдыхать и набираться сил, чтобы всю неделю оставаться продуктивным и расправляться с рабочими делами. Но вечер воскресенья — это идеальное время, чтобы распланировать будущую неделю или доделать то, что не успели на этой. В это время никто не будет досаждать вам звонками или электронными письмами, вы сможете спокойно наметить себе цели и в понедельник приступить к своим обязанностям со спокойной душой.

11. Избавьтесь от низкоприоритетных задач.
Низкоприоритетные задачи в вашем списке дел будут только отвлекать вас. Если на их выполнение требуется всего несколько минут, то расправьтесь с ними быстрее. Если нет — делегируйте их кому-нибудь, если есть такая возможность, или отложите их на будущее, если время терпит.

12. Начинайте с менее приятных задач.
У любого из нас в списке дел есть такие задачи, которые мы не хотим или боимся делать, и мы их постоянно откладываем-откладываем-откладываем, но, конечно же, не можем откладывать вечно.

Поэтому расправьтесь с ними как можно скорее, сделайте их в первую очередь. К тому же, как только начнёте выполнять их, вы можете заметить, что они не такие уж и сложные.

13. Научитесь говорить «нет».
Ваш и без того огромный список дел растёт с каждым днём. Так что не бойтесь говорить «нет» встречам и задачам, если они не принесут вам пользы, а только отнимут драгоценное время.

14. Сократите дорогу на работу.
Конечно, хорошо, если вы живёте рядом с офисом — вы не тратите много времени на дорогу, не стоите в ненавистных пробках. Если же нет, старайтесь сократить дорогу на работу, возможно, вам придётся выезжать чуть пораньше или чуть попозже, чтобы не попасть в час пик. А если есть такая возможность, работайте иногда из дома.

15. Меняйте обстановку.
Если есть такая возможность, хотя бы один день в неделю работайте не из офиса, а из другого места: из дома, кафе или даже из парка. Таким образом вы свежим взглядом посмотрите на текущие задачи, и, возможно, более спокойная обстановка поможет вам лучше сосредоточиться.

Да, возможно, эти советы не изменят вашу жизнь как по мановению волшебной палочки, но они, безусловно, помогут вам экономнее расходовать один из важнейших невосполнимых ресурсов — время.