IQ Blog: мышление, развитие, мотивация, факты

Iq Blog: Мышление, Развитие, Мотивация, Факты
8 апреля 2017

Как проверить бухгалтера – 3 легких способа

Бухгалтера надо проверять. Проверка позволит вам убедиться, что все сделано верно и можно «спать спокойно». Консультант Татьяна Никанорова советует это делать так:

1. Сверьтесь с налоговой инспекцией

Подготовка: распорядитесь, чтобы ваш главный бухгалтер взял сверку с налоговой инспекцией. Документ, который он получит, будет называться «справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам». Сверка делается электронно через ваш сервис сдачи отчетности в электронном виде. Или запрашивается лично в налоговой инспекции. Срок подготовки ответа налоговиками — 5 рабочих дней.
Проверка: посмотрите глазами на полученный документ. Если в ней есть минусы — это недоимка. Плюсы — переплата. Однако, тут нужно учесть нюанс: правила ведения бухучета и правила начисления налогов в налоговой инспекции различаются. Бухгалтер делает начисление последним днем квартала, а налоговая инспекция последним днем уплаты, но не раньше, чем сдана декларация – это может привести к разным цифрам в бухучете и в полученной справке. Давайте на примерах.

Пример 1.
Сегодня 08 сентября 2016 года. У вас ООО на УСН. На сегодняшний день вы запрашиваете сверку и получаете ее 14 сентября. В вашем учете налог уже начислен и уплачен. В учете у хорошего главбуха на сегодняшний день должен числиться 0.

В налоговой инспекции еще нет вашей декларации за 2016 год, вы сдадите ее не ранее 1 января 2017 года. Поэтому налоговая не знает, какие суммы у вас начислены, и не сможет посчитать недоимку и пени до момента сдачи декларации (но вот после сдачи проверит все до копеечки задним числом). Но все уплаченное в лицевой счет уже попало. Следовательно, в сверке будет стоять переплата - сумма, уплаченная вами за 1 и 2 квартал 2016 года. Например, в 1 квартале вы заплатили 500 рублей, а во втором 1000. В сверке будет стоять 1500 рублей.

Расхождения: в бухучете 0, в справке переплата 1500. Это нормально.
Анализ результатов: бухгалтер должен знать правила попадания начисленных и уплаченных налогов в сверку (если нет, дайте ему прочесть мою статью). И должен объяснить каждую цифру из полученного документа от налоговиков. Если там переплата 1500, а у вас УСН, то бухгалтер должен показать вам, что это сумма двух платежек. Если же вместо этого ответы: «не знаю», или «они там что-то напутали» или «ой, это ерунда какая-то, так не должно быть» — бейте тревогу! У вас неполадки в лицевом счете, это ведет к недоимкам, пеням, которые списываются с расчетного счета без предупреждения.

Пример 2.
У вас ООО на ОСНО. Вы микропредприятие с небольшим оборотом до 60 млн в год, платите НДС и налог на прибыль. Сегодня 8 сентября 2016 года. Налог на прибыль в бухучете начислен и уплачен. НДС начислен полностью, а уплачен либо тоже полностью, либо 2/3 от суммы налога. Что должно быть в сверке:
— Налог на прибыль: 0
— НДС: либо 0 (если платите по 1/3), либо переплата в размере 1/3 (если оплатили полностью).

2. Проверьте корректность обороток

Оборотка — это «оборотно-сальдовая ведомость» — основная ведомость бухгалтерского учета, основной регистр бухгалтерского учета. Это главнейшая ведомость, которая показывает, что у вас оприходовано в учете, как учет ведется и где косяки. На основании оборотно-сальдовой ведомости заполняется вся бухгалтерская отчетность. Чтобы проверить главного бухгалтера, обязательно нужно проанализировать оборотки.

Подготовка: попросите вашего бухгалтера распечатать главную оборотку с начала года до последнего закрытого периода. Сегодня 8 сентября 2016 года надо печатать оборотку за 1 полугодие (с начала года по 30.06.2016). Также желательно распечатать (или проанализировать с компьютера) оборотки по всем счетам внутри главной.

Проверка: посмотрите глазами на оборотку. Можно даже с экрана компьютера. Видите красные цифры (на компьютере) или минусы (в бумажном документе)? Это косяк. Бухгалтерский учет так придуман, что минусов быть не может. Все минусы отображаются в другой колонке с плюсом. Минусы – это неверное применение методологии учета.

Пример 3.
Очень часто можно встретить минусы по счету 60 "расчеты с поставщиками". Счет 60 имеет два субсчета – один для авансов, другой для расчетов, в том числе по постоплате. Некоторые бухи пренебрегают ведением счета авансов, "кидая" сразу все суммы на счет расчетов. Или ошибка может возникнуть при проведении документов задним числом, при этом аванс превращается в постоплату, или наоборот, а перепровести базу 1С бухгалтер забывает.

Казалось бы, ну что такого в том, что неверно определено, аванс это поставщику или постоплата. А дело вот в чем - методика 1С заключается в том, что если ты все верно внесешь в программу, то программа сама правильно заполнит все отчеты. 1С почти никогда не ошибается (за редчайшим исключением), ведь на нее работает огромнейший отдел налоговых экспертов, методологов и программистов, — это доказано на практике, что 99% ошибок в 1С случаются из-за неумелой работы в ней. Вы же не допустите человека, не умеющего работать, к пилораме, верно? Так и в бухгалтерии, не умеешь работать в 1С — иди учись! Итак, проблема в том, что, если при внесении данных вкрадывается ошибка сотрудника, отчеты автоматически могут не заполниться, или заполниться с ошибкой.
Теоретически, раньше (лет 10 назад) главные бухгалтеры не доверяли программе и проверяли отчеты вручную. Много вы знаете бухгалтерских специалистов в наше время, которые могут что-то сделать в учете вручную? Или чаще слышите «у меня машина так посчитала»? Так вот, залог успешной работы бухгалтера – не только знания (хотя знания — это важно), но и правильная работа в качественной бухгалтерской программе.

Экспресс-аудит

Руководителю компании обычно некогда заниматься проверкой бухгалтерских обороток. Есть хороший и недорогой выход – экспресс-аудит. Услуга «экспресс-аудит бухгалтерского учета» предоставляется многими бухгалтерскими и аудиторскими компаниями. Некоторые предоставляют ее бесплатно (но будьте аккуратны — бесплатно означает, что вас привлекают на обслуживание, значит нужно найти как можно больше, и не факт, что это действительно ошибка). Лучше обратиться за платной услугой, цены на нее колеблятся от 10 до 20 тысяч рублей за проверку.

3. Проверьте знание новшеств законодательства

Конечно, проверять профессиональные знания специалиста должен другой, более квалифицированный специалист. Но что если такого нет? Мои советы подойдут и тем, кто хочет проверить квалификацию бухгалтера при приеме на работу.

Схема 1. Для мягких руководителей
Спросите своего бухгалтера: "А какие у нас сейчас новости в законодательстве, что изменилось". И дождитесь ответа. Если вы будете спрашивать регулярно, то бухгалтер подпишется на новостную рассылку и будет в курсе законодательства.

Схема 2. Для жестких руководителей
Подпишитесь на любую рассылку бухгалтерских новостей и, после ее получения, спросите у своего сотрудника: «А я вот тут читал, что с нового года кассы будут работать в режиме онлайн. Что ты об этом знаешь?». Если главбух не дурак, он тут же подпишется на аналогичную рассылку и будет готов к вашим вопросам. Если нет, и из недели в неделю главный бухгалтер будет знать меньше вас, то ответ очевиден. А что делать с таким бухгалтером, решайте сами.